העמותה לפנאי וקהילה באר יעקב-מייצוב לצמיחה העמותה לפנאי וקהילה בבאר יעקב הוקמה כעמותה מעין עירונית (הרשות והחברה למתנ"סים) בשנת 2010 שנת 2017 הייתה שנת מעבר הגרעון השוטף גדל ל 1.5 מיליון ₪ והגרעון המצטבר לסך של כ 3.7 מיליון ₪ (הסיבות להגדלת הגרעון יתוארו בהמשך) לאור תהליך ההבראה המהיר והמוצלח וצרכי היישוב הנהלת התאגיד עברה מייצוב לצמיחה: מייצוב לצמיחה – נחיצות המהלך: האוכלוסייה גדלה ומאופיינת בזוגות צעירים רבים. הפיכת התאגיד לגוף המרכזי בתחומי התרבות והחינוך הבלתי פורמלי בבאר יעקב המסייע למועצה במימוש מטרותיה בתחומים אלו. *פירוט הנתונים נתונים לפי שנים שנה מחזור גרעון שוטף גרעון מצטבר 2014 16,368,913 -750,881 -750,881 2015 19,104,631 -404,067 -1,154,948 2016 19,393,863 -1,054,001 -2,208,949 2017 19,260,655 -1,566,266 -3,775,215 2018 20,681,163 304,317 + -3,470,898 2019 23,364,684 42,596 + -3,428,302 2020 קורונה 20,000,000 *משוער + גידול בפעילות לפי שנים תיאור תהליך הייצוב – שנת 2017 1.ייצוב המערכת מבחינת תזרימית– הקדמת תשלומי הורים לתשלום מראש כמקובל. (הפתרון הינו תזרימי והיה צורך לטפל גם בגירעון המצטבר) תיאור תהליך ההבראה – שנת 2018 תקציב המועצה עומד על 1.6 מיליון ₪ | מוסר תשלומים – שוטף 30 תיאור תהליך ההבראה – שנת 2019 תקציב המועצה ירד ל- 1.35 מיליון ₪ | מוסר תשלומים שוטף תיאור תהליך ההבראה – שנת 2020 תקציב המועצה ירד ל- 1.25 מיליון ₪ | מוסר תשלומים מזומן סיבות להצלחת ההבראה הפיכת התאגיד לעירוני במלואו איפשר חופש פעולה רחב (איננו כפוך לשיטות ניהול ותכנים של החברה למתנסי"ם כך שהגמישות גדלה). מייצוב לצמיחה – תהליך מוצע 2021 התהליך מורכב מארבעה שלבים מרכזיים: הקמת מרכז טיפולי לגיל הרך והמשפחה. תנאים לצמיחה עצמאות התאגיד ושימור הגמישות. מבנה ארגוני:
בין השנים 2014-2016 העמותה סבלה מגירעון שוטף בכל אחת מהשנים, הגרעון הצטבר לסך של כ 2.2 מיליון ₪ בסוף 2016.
לאור הקשיים הרבים של ניהול החברה הוחלט כי העמותה תהפוך לתאגיד עירוני בניהול מלא של המועצה המקומית(החלטת מועצה נובמבר 2016). ההנהלה הוחלפה להנהלה מקצועית והחל תהליך שיקום.
בשנת 2018 גדלו משמעותית הפעילויות תוך יצירת עודף שוטף של 300,000 ₪ אשר סייעו בהקטנת הגרעון המצטבר.
שנת 2019 הסתיימה בעודף תקציבי של 40,000 ₪ ובגידול פעילות של 20% ביחס ל 2018.
בנוסף, בשנת 2019 אושר תקנון העמותה וכן התכנית האסטרטגית. כך שהתאגיד הינו עירוני וניתן להעביר לו תקציבים ולא רק באמצעות נוהל תמיכות
שנת 2020, שנת הקורונה, התאגיד התנהל בזהירות כלכלית מחייבת
תוך מתן מענה רחב ופעילות עשירה בגיל הרך לצד צמצום הענפים
הגדלת הפעילויות לאור הצרכים ולרווחת התושבים תוך הפיכת התאגיד לגוף כלכלי איתן.
התאגיד העירוני במבנה הנוכחי פיתח כלים המאפשרים צמיחה:
צרכי האוכלוסייה גדלים ומשתנים. הציפיות והנגישות הנדרשת ע"י הלקוחות עלו באופן משמעותי.
לאחר שנים של צמצום והישרדות נדרש אופק של צמיחה לרשות המקומית ולעובדי התאגיד העירוני.
העלאת הסטנדרטים הן בתכנים והן ברמת השירות (בשנים האחרונות חלק שיפור משמעותי בתכנים ובשירות והתאגיד מעוניין בשיפור נוסף)
קיים צורך ביציבות כלכלית ללא הסתמכות על תקציבי המועצה (בפרויקטים של המועצה בתחומי התרבות והחינוך הבלתי פורמלי התאגיד ישמש קבלן ביצוע, אך ליבת הפעילות תמומן מהכנסות העצמיות).
מנהל תקין (הכולל גם שקיפות, בקרה ופיקוח של משרד הפנים).
עבודה לפי נהלי עבודה ברורים ובשקיפות מלאה.
*תיאור תהליך הייצוב לפי שנים
*הסיבות להצלחת התהליך
*תיאור התכנית לצמיחת התאגיד העירוני
2. בוצעה התייעלות משמעותית:
התייעלות משמעותית אשר הביאה לתפוקות גבוהות יותר במשאבים נמוכים יותר.
צעדי ההתייעלות הם:
א. צמצום בכוח אדם ובמקביל מתן משימות נוספות לכוח האדם הקיים.
ב. מכרזים להוזלה בשירותים: מכרז הזנה ומכרז לייעוץ משפטי.
3. שיפור השירות ללקוח:
א. החלפת מרכזיה לדיגיטלית חדישה ומוקד חיצוני לקבלת הודעות.
ב. הקמת אתר אינטרנט נגיש, זמין וידידותי לאספקת שירותים מקוונים.
בניית תכנית הבראה ע"י משרד רו"ח זיצר בהובלת המועצה המקומית.
יישום חלקי של תכנית ההבראה – התאמת מחירי החוגים לעלויות, תשלום למדריכים ע"פ פדיון.
גיוס כספים מגורמי מימון לצורך הוזלת פעילות למען הקהילה (קולות קוראים)
הגדלת נפח הפעילות באופן משמעותי ע"י פרסום מאסיבי ורישום מוקדם.
מחיצה באולם צאלון אפשרה הכנסה של פעילויות מקבילות.
ההתייעלות אפשרה הצטיידות משמעותית.
המשך יישום תכנית ההבראה משנה קודמת.
מתן דגש חזק על רישום מוקדם והתחייבות לקוחות לפתיחת שנת הפעילות.
הגדלת נפח הפעילות – הרחבה לשלוחות בתי הספר.
מוסר תשלומים - מזומן
בעולם פורץ נגיף הקורונה שמשתק חברות רבות ומשבש את הפעילות השוטפת. האזרחים נכנסים לסגרים והפעילות מצטמצמת בענפים רבים.
צמצום כח האדם למינימום הנדרש לפעילות שאר העובדים הוצאו לחל"ת ובכך התאגיד הקפיא מצב טרום המגפה.
ייזום פעילויות מקוונות במינימום עלויות, חדשניות מקוריות שנתנו השראה לרשויות רבות: קייטנת חנוכה מקוונת, חדר בריחה על ההיסטוריה המקומית, יום ההליכה העולמי.
קורס הכרת המחשב והאינטרנט הכולל חלוקת מחשבים לקהל הבוגר.
מתן מענה רחב מאוד להורים בגיל הרך: קייטנות קיץ עד ליום 26.8.20, פתיחת קייטנות והתאמות למתווים בזמן אפס, פתיחת שנה וקייטנת חנוכה. השקעת משאבים כספיים גדולים בהצטיידות בכלל הגנים.
החזרי כספים מלאים על ימי בידוד.
העסקת כח אדם עבור מחלקת גנים במועצה לסיוע בחוסרים (בממוצע 10 עובדות מידי יום עובדות בגני הבוקר)
עצמאות התאגיד– התאגיד התנהל באופן עצמאי ואחראי תוך פיקוח הוועד המנהל.
עבודה ע"פ נהלים ברורים.
הזמנות עבודה מקושרות תקציב וע"פ תכנית עבודה.
קבלת משוב ממקבלי השירות ושיפור בהתאם למשוב.
דגש על עצמאות התאגיד מבחינה כלכלית כך שהתלות במועצה איננה מהווה מכשול ברמה הקיומית של התאגיד.
כתיבת מיקודים אסטרטגיים לתאגיד, הגדרת ייעוד התאגיד לאור השינויים - חברה/עמותה, ריענון לוגו (נובמבר – דצמבר 2019)
בחינת אפשרויות להעמקת והרחבת השירות וקביעת מתווה כללי לצמיחה לאור המיקודים האסטרטגיים – פיתוח מנהלים, שדרוג האתר (ינואר- פברואר 2020)
כתיבת תכנית עבודה מפורטת לצמיחה לקראת שנת הפעילות תשפ"א (במסגרת תכנית העבודה 2020)
יישום התכנית.
הקמת רשת מעונות יום.
ניהול כולל של הצהרונים ביישוב (כולל בתי הספר)
הקמת תאגיד בת לספורט לצורך גיוס כספים רבים ע"י המועצה להסדר ההימורים בספורט לתמיכה בקבוצות תחרותיות קיימות.
גיוס מקורות מימון נוספים גם ע"י קולות קוראים.
סיוע של הרשות להקטנת הגרעון הנצבר.
שולחנות עגולים של העמותה עם הנהלת המועצה ומנהלי התחומים השונים לאיגום משאבים וניצול יעיל של מקורות קיימים.
מנכ"לית
מינהלה
פעוטון
צהרונים
מועדון הגיל השלישי
קונסרבטוריון
בית ספר למחול
תרבות ואירועים
ספורט עממי וייצוגי
חוגים והעשרה